هر سندی که در دفاتر اسناد رسمی‌ ثبت می شود معتبر می باشد مگر این‌ که خلاف آن در دادگاه صالح اثبات شود و در مقابل، اسناد عادی که در مشاورین املاک به ثبت می رسد، نیازمند اثبات اعتبار قانونی‌ در دادگاه صالح هستند، به همین دلیل است که اسناد رسمی، به خودی خود لازم‌الاجرا هستند و این، مزیت حقوقی منحصر به فرد سند رسمی ‌برای برتری نسبت به سند عادی است. به عبارت دیگر، مهم‌ ترین کار مشاورین املاک معرفی مؤجر و مستأجر است و در این زمینه حق الزحمه خود را نیز باید دریافت کنند.

اما قدم بعدی و تنظیم اجاره‌ نامه را بهتر است برعهده دفاتر اسناد رسمی ‌گذاشت و مالک و مستأ‌جر را برای تنظیم سند رسمی به دفترخانه معرفی و راهنمایی کرد. به نظر نگارنده بسیاری از مشکلات موجود برای مشاورین املاک  و بع تبع آن  مردم  از تنظیم همین اسناد عادی ناشی میشود جایی که صاحبخانه یا مستاجر به دلیل عدم ایفای مسئولیت ها و تعهدات خویش در قرارداد لاجرم به واسطه (مشاور املاک) مراجعه و او را مقصر کار جلوه میدهند.در حالی که واسطه طبق قانون هیچ مسئولیتی در قبال این اهمال کاری از سوی طرفین ندارد.

قراردادی که مشاور املاک می‌نویسد، سندی کاملاً عادی است، نه رسمی

اگر بگوییم ارزش قانونی سندی که بنگاهی می‌نویسد با ارزش یک برگ کاغذ که مالک و مستأجر در منزل خودشان بنویسند، فرق چندانی ندارد، بیراه نگفته‌ایم. طبق قانون تجارت ، کار اصلی مشاور املاک، دلالی و واسطه گری است یعنی پیدا کردن مستأجر و مالک و یا فروشنده و خریدار و معرفی آن‌ها به یکدیگر. کار دفتر اسناد رسمی‌ نیز تنظیم سند رسمی ‌است، پرونده‌های زیادی درباره اختلافات میان مالک و مستأجر در دادگاها وجود دارد که وقت مردم و دستگاه قضایی را می‌گیرد.ثبت محضری اجاره نامه بسیاری از دعاوی موجود در دادگاهها را کاهش خواهد داد دلیل اینکه در کشورهای دیگر برعکس کشور ما دادگاه‌ها خلوت است، همین موضوع است.

مشاور املاک،واسطه است و دفاتر ثبت اسناد رسمی،ثبت کننده اسناد.

قطعاً اگر به هر دوطرف معامله بگویی میتوانید پیش نویس اجاره نامه را  در دفتر مشاور املاک نوشته ، و برای ثبت آن به دفاتر اسناد رسمی مراجعه کنید چشمانشان گرد می‌شود؛ چون فکر می‌کنند دفاتر اسناد رسمی، تنها جایی برای ثبت خرید و فروش هستند و غیر از این کاری نمی‌کنند، اگر هم مطلع باشند از ترس هزینه پای‌شان را به دفترخانه نمی‌گذارند. همچنین این را باید گفت که وجود کد رهگیری و هولوگرام  تنها بمنظور پیشگیری از معاملات مکرر بوده و آنرا معادل اسناد رسمی نمیکند. بلکه اعتبار اجاره نامه عادی یا رسمی ‌را قانون معین می‌کند، نه ابعاد و شکل و شمایل آن. قولنامه و یا اجاره نامه عادی و هرچه ضریب امنیتی، هولوگرام، سریال، فرم، طرح و… هم داشته باشد، باز هم یک سند عادی محسوب می‌شود و تابع قوانین مختص به خود می‌باشد.

مزایای اجاره نامه محضری

مزایای  اجاره نامه رسمی‌ که در دفتر اسناد رسمی‌ به ثبت می رسد عبارت است از:

قاطع و رافع دعوی بودن و تحت تأثیر مرور زمان قرار نگرفتن،

غیرقابل انکار و تردید بودن

قابل استناد و معتبر بودن تاریخ سند رسمی

لازم الاجرا بودن آن

و سایر پشتوانه‌ها و حمایت‌های قانونی، اعتبار سند رسمی‌ را از اسناد عادی متمایز کرده است و قانونگذار نیز صلاحیت ذاتی دفاتر اسنادرسمی‌ را چه در قانون مدنی و چه در قانون ثبت، تنظیم و ثبت اسناد رسمی ‌قرار داده است. به جرات بتوان گفت که بزرگترین مزیت تنظیم این گونه اجاره نامه‌ها، احقاق حق مالک در کوتاه ‌ترین مدت با ضریب اطمینان بالا است و در تنظیم اجاره‌نامه همه موارد از جمله ذکر شرایط دو طرفه، حق کسب و پیشه و تجارت، نوع کسب و کار واگذاری به غیر مشخص و موارد ذکر می‌‌شود و جایی برای تکذیب یا رد وجود نخواهد داشت.

به نظر نگانده،مشاورین املاک نیز تمایلی به درگیر شدن در دعوای بین مالک و مستاجر را ندارند خصوصاً اینکه در مواردی اختلافات فیمابین از آن جهت رخ میدهد که سهواً و یا عمداً در نگارش قرارداد اشتباهی رخ داده باشد.به دلیل اینکه مردم تصور می‌کنند تهیه سند رسمی‌ زحمت و هزینه دارد از این رو از سند عادی استفاده می‌کنند، این نکته را باید اضافه کرد که قانون موجر و مستأجر توسط دفترخانه‌ها اجرا می‌‌شود و نیاز به مرجع قضایی ندارد و سلامت این اسناد رسمی ‌از سوی حاکمیت تضمین شده است.

هزینه ثبت اجاره نامه در دفترخانه اسناد رسمی

تعرفه‌های دفاتر اسناد رسمی ‌هر ۴ سال یکبار توسط قوه قضائیه تعیین می‌شود و این طور نیست که به صورت تصاعدی بالا برود. به این معنا که هرچه قیمت مورد معامله بالاتر باشد حق التحریر به همان میزان افزایش نمی‌یابد بلکه به نسبت کاهش پیدا می‌کند و هزینه حق الثبت هم با همین مبلغ گرفته می‌شود.

داستان آخر …

هنوز یک ماه از نوشتن اجاره نامه نگذشته بود که به دلیل فرسوده بودن ملک، مشکلاتی مانند خراب بودن شیرآلات و آب دادن سقف حمام جان مستأجر داستان ما را به لب رساند. چندین بار با صاحبخانه تماس گرفت ولی نتیجه‌ای عایدش نشد، پس از گذشت یک ماه و نیم تصمیم گرفت با وجود تمام سختی‌های اجاره مجدد ، عطای خانه را به لقایش بخشیده و پولش را از صاحبخانه پس بگیرد و از آن آپارتمان نقل مکان کند ولی مرد صاحبخانه پول پیش را خرج کرده بود و دائماً امروز و فردا می‌کرد، مستأجر جانش به لب رسید و تصمیم گرفت از طریق مجاری قانونی وارد عمل شود اما همان روز اول متوجه شد که با اجاره نامه‌ای که در دست دارد باید روزها پله‌های دادسرا را بالا و پایین برود تا بتواند پولش را پس بگیرد،و یا صاحبخانه را مجبور به انجام تعهداتش نماید.

آن روز فهمید که پرونده‌هایی شبیه آن در دادسرا بسیار زیادند و مشکلاتی از جنس مشکل او در دادسراها کم نیستند. امّا اگر اجاره نامه خوذ را در دفاتر اسناد رسمی ‌تنظیم می کرد، پیگیری این موضوع بسیار راحت می بود. چون در دادگستری پیگیری این موضوع زمان بر است و هزینه و وقت زیادی می‌خواهد، اما وقتی در دفاتر تنظیم شده باشد می‌توانست به ادارات اجرای ثبت مراجعه و با صرف زمان بسیار کمی خواسته اش اجرایی شود.

پیشنهاد مباشر در این خصوص این است که تمامی اجاره نامه های  موجود پس از آنکه در دفاتر مشاورین املاک تنظیم گردید به مانند مبایعه نامه ها،در دفاتر اسناد رسمی نیز به ثبت برسد.حتی اگر برای این موضوع مشاور املاک درصدی از حق الزحمه قانونی اش را از دست بدهد از بسیاری از تنش های آتی به دور خواهد بود چرا که بسیاری از مشاورین املاک بایت حق الزحمه عقد قرارداد های اجاره نامه تخفیف هایی میدهند ،همان تخفیف ها را بابت هزیه ثبت محضری قرارداد بدهند. و یا مالکین و مستاجرین برای آسایش و حفظ منافع خود این هزینه را متقبل شوند چراکه در مورد خرید و فروش هر دو هزینه را میپردازند.